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Caso de éxito · Administración de Fincas y Comunidades

AGA Antonaya
Internacional.

Modernización de la gestión de comunidades mediante un asistente de IA "Human-in-the-Loop" para la automatización de borradores de incidencias y trámites.

IndustriaAdministración de Fincas y Comunidades.
Tamaño350 comunidades de vecinos.
Caso de usoSistema "Humano en el Bucle" (Human-in-the-loop) para clasificación y borradores.
HerramientasN8N, IA (Base de datos vectorial), Google Cloud Console (Gmail API), Google Sheets.
IA con supervisión humana — borradores inteligentes para AGA Antonaya

01 · Retos

Retos de la empresa

01

El equipo invertía demasiado tiempo en el "trabajo sucio" de buscar datos manualmente (proveedores, pólizas, facturas, actas) ante cada consulta o incidencia.

02

Los datos críticos estaban dispersos en múltiples Excel (Proveedores, Seguros, Facturas, Avisos), lo que ralentizaba la asignación de tareas a técnicos.

03

El cliente rechazaba una automatización total inmediata; necesitaba mantener el control final de los envíos para asegurar la calidad y el trato personalizado.

02 · Solución

Automatización inteligente con IA

Sistema "Human-in-the-Loop" (Borradores Inteligentes)

Creación de un flujo en N8N que lee los correos entrantes, consulta los Excel internos (Google Sheets) para identificar al proveedor o el dato necesario, y genera automáticamente un BORRADOR de respuesta en la bandeja del empleado. El empleado solo debe revisar, corregir (si es necesario) y enviar.

Clasificación Automática de Intención (Routing)

Implementación de un Agente IA que distingue entre "Incidencias" (roturas, averías) y trámites "Administrativos" (petición de actas, recibos), enrutando la consulta a la base de datos correspondiente de forma automática.

Base de Conocimiento Vectorial y Tono Corporativo

Desarrollo de una base de datos vectorial basada en el histórico de correos de la empresa para que la IA entienda y replique el "tono" y la forma de responder característica de AGA Antonaya.

Lógica de "Dato Faltante" y Feedback Loop

El sistema está diseñado para manejar bases de datos incompletas, avisando al administrador si falta un proveedor. Además, se sientan las bases para un sistema de re-entrenamiento donde la IA aprende de las correcciones manuales del empleado.

«Queríamos un asistente que nos quitara el trabajo manual de buscar datos y redactar, pero manteniendo el control final del envío. El sistema nos genera los borradores y nosotros le damos nuestro toque personal; es exactamente el equilibrio entre eficiencia y trato humano que buscábamos.»
Director de Operaciones — AGA Antonaya

03 · Resultados

Impacto medible.

90%Reducción de TiemposDisminución drástica del tiempo dedicado a la búsqueda de información gracias a la interconexión de los 4 Excel maestros (Proveedores, Pólizas, Facturas, Actas) con la IA.
24/7Disponibilidad de atenciónAgente IA gestiona consultas rutinarias
ExitoFlujo Operativo IntegradoFlujo en N8N activo, integrando filtros anti-spam, prevención de bucles y actualización en tiempo real
ExitoTracking y ControlSistema de seguimiento completo establecido en Google Sheets para control estadístico

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